sumber gambar dari SINI
I. PENGERTIAN
NOTULEN
Notulen merupakan catatan mengenai jalannya suatu
kegiatan, seperti rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal
hingga acara berakhir. Notulen ini ditulis oleh notulis, lalu dirapikan oleh
sekretaris. Adapun notulen dilaporkan oleh ketua pelaksana kegiatan, dan akan
dipertanggungjawabkan pada seluruh anggota atau peserta acara.
Notulen ini dimulai dari pembukaan, pembahasan masalah,
pengambilan keputusan, hingga penutupan.
II. FUNGSI NOTULEN
Notulen berfungsi untuk:
1. Sebagai bukti dan dokumen
2. Sebagai sumber informasi bagi yang tidak menghadiri
rapat
3. Sebagai landasan untuk pertemuan berikutnya
4. Sebagai alat pengingat para peserta rapat
5. Sebagai bukti sejarah
III. SYARAT-SYARAT
MENJADI NOTULIS
Berikut ini merupakan syarat-syarat untuk menjadi
notulis, yakni:
1. Mampu melakukan dua hal sekaligus, yakni menyimak dan
menulis.
b. Mampu untuk memilih bagian yang penting dan tidak
penting.
c. Mampu untuk menyesuaikan diri, mampu melaporkan
kegiatan secara netral
d. Mampu untuk berkonsentrasi
e. Mampu menguasai materi pembahasan
f. Menguasai bahasa secara teknis
g. Mengetahui kebutuhan pembaca
h. Mampu menyimak dengan maksud untuk menemukan informasi
i. Mampu menulis dengan cepat
j. Mampu mengemukakan pikiran secara cepat
k. Menguasai metode dalam mencatata
l. Menguasai metode pengolahan data
m. Mengenai struktur rapat atau kegiatan
IV. HAK NOTULIS
Hak notulis terdiri
atas :
a. Sebelum acara
berlangsung
Notulis berhak mendapat informasi yang jelas mengenai
latar belakang materi yang akan disajikan dalam acara.
b. Pada saat acara
berlangsung
1. Berhak meminta perumusan yang jelas mengenai tujuan
acara
2. Berhak menerima seluruh dokumen yang dibagikan pada
waktu acara
3. Berhak meminta ketua acara untuk menertibkan acara
4. Berhak mendapatkan perumusan yang baik dari semua
peserta acara
5. Berhak mendapatkan rangkuman dan kesimpulan acara
6. Berhak duduk di samping ketua pelaksana kegiatan
(misal: ketua rapat)
7. Berhak meminta dirinya digantikan dalam pembicaraan
yang terlalu berlarut
8. Berhak atas pembebasan tugas-tugas lain
c. Setelah acara
berlangsung
1. Berhak mendapatkan waktu cukup untuk mengolah catatan
2. Berhak atas kesediaan para peserta acara untuk
mendapatkan informasi tambahan
V. SUSUNAN NOTULEN
Susunan notulen
terdiri atas:
a. Kepala (Pembuka) Notulen
Kepala notulen ini terdiri atas:
1. Nama atau tema acara yang akan dibahas
2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara
4. Pemimpin acara
5. Tempat pelaksanaan acara
6. Acara saat berlangsung
7. Unsur-unsur yang terlibat dalam acara (misal: rapat) :
- Ketua dan Wakil Ketua
- Sekretaris
- Notulis
- Peserta
b. Isi Notulen
Isi notulen terdiri atas:
- Kata pembukaan dan pembukaan
- Pembahasan
- Tanya jawab
- Pembacaan keputusan dari hal
- Waktu (jam) penutupan
c. Akhir Notulen
Akhir notulen terdiri dari :
- Nama jabatan
- Tanda tangan
- Nama pejabat, pangkat, NIP (jika ada)
