Surat Dinas

 

picture from HERE

Surat merupakan alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.

Adapun kriteria sebuah surat yang baik, yakni:

1.Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika^. 

2.Menarik, padat, dan jelas.
3. Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.

Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki fungsi, yaitu:

1. Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga isi surat menggambarkan citra penulis.
2. Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih.
3. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
4. Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan.
5. Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah instansi/lembaga. 

 

Jenis-jenis surat, yakni:

1. Surat Pribadi

Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan juga maupun kepada organisasi/lembaga.

2. Surat Dinas
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah.

3. Surat Dagang/Niaga
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-barang/berhubungan dengan kegiatan dagang. 

 ----------------------

Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.

Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas.

Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat. 

Syarat sebuah surat dinas:

1. Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya,
2. isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele,
3. bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima,
4. harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.

Jenis surat dinas seperti surat undangan rapat, surat edaran, surat permohonan, surat penolakan, surat tugas, surat perintah, surat pemberitahuan, dan surat panggilan. 

Sistematika Surat Dinas :

1. kepala surat
2. tanggal surat
3. nomor surat
4. lampiran
5. hal/perihal
6. alamat yang dituju
7. alinea pembuka
8. alinea isi
9. alinea penutup
10. identitas penulis surat
11. pengesahan pihak berwenang
12. tembusan

Cara Penulisan Sistematika Surat Dinas 

1. Kepala Surat 

Disebut kepala surat karena letaknya berada di bagian paling atas dari sistematika surat dinas. Biasanya memuat nama instansi/organisasi, alamat, nomor telepon, faks, kode pos dan logo (jika ada) yang ditulis di tengah-tengah bagian kertas. 

2. Tanggal Surat

Tanggal surat tidak didahului dengan nama kota karena informasi tentang nama kota sudah tercantum di dalam kepala surat. Tanggal surat harus ditulis dengan lengkap mencakup tanggal, bulan, dan tahun.

3. Nomor Surat

Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor tersebut. Umumnya memuat nomor surat keluar, singkatan nama instansi/organisasi, bulan, dan tahun. 

4. Lampiran

Penulisan kata lampiran harus ditulis dengan lengkap. Namun, jika sebuah surat tidak memiliki lampiran maka kata lampiran tidak perlu ditulis. 

5. Hal

Hal berisi topik sebuah surat, seperti undangan, permohonan, dan edaran. Penulisan hal tidak disingkat karena bukan singkatan.

6. Alamat yang dituju

Alamat surat memakai singkatan Yth. tidak perlu lagi memakai kata Kepada karena merupakan sapaan tertulis terhadap orang yang dituju. Selain itu, setiap bagian alamat surat tidak diakhiri dengan tanda baca apapun. 

7. Alinea pembuka

Alinea pembuka biasanya didahului dengan salam pembuka, seperti dengan hormat atau assalamualaikum wr. wb. Alinea pembuka diakhiri dengan tanda koma. Untuk alinea pembuka, disesuaikan dengan isi atau hal surat. 

8. Alinea isi

Alinea isi berisi inti surat yang disampaikan. Isi surat dinas harus jelas, efektif, bahasanya lugas, dan tidak bertele-tele.

9. Alinea penutup

Alinea penutup merupakan simpulan isi surat, biasanya berupa harapan, penegasan, atau ucapan terima kasih. Penutup surat sebaiknya langsung menyapa si penerima surat dengan ucapan Saudara, Bapak, atau Anda. Setelah alinea penutup, diakhiri dengan salam penutup yang disesuaikan dengan salam pembuka. 

10. Identitas penulis surat

Identitas penulis harus dicantumkan sebagai pertanggungjawaban penulis/pengirim surat. Umumnya memuat nama instansi, nama pejabat, nama jabatan, dan Nomor Induk Pegawai (NIP). 

11. Pengesahan pejabat berwenang

Pengesahan ini berisi tanda tangan penanggung jawab surat dan cap instansi/organisasi. 

12. Tembusan

Pencantuman tembusan berarti bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada nama yang tertera di sana agar nama tersebut mengetahui perihal surat tersebut.

Persamaan surat dinas dan surat pribadi:

1. Memiliki sistematika surat 
2. terdapat tanggal surat, perihal, dan alamat yang dituju 
3. ada alinea pembuka, isi, dan penutup 
4. ada yang menandatangani atau yang bertanggung jawab